Registerdata, roller og interesseavveining
KaupIT kan sammenligne en virksomhets interne fullmaktsmatrise med roller og signaturrett registrert i offentlige foretaksregistre. Denne siden dokumenterer behandlingen og interesseavveiningen etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
Virksomhetsdata
Navn, organisasjonsform, adresse og registerstatus er offentlig informasjon om selskapet, ikke personopplysninger. Disse dataene ligger på virksomhetens registerprofil og er synlige for alle medlemmer.
Rolledata
Navn på styremedlemmer, daglig leder, signaturberettigede og prokurister er personopplysninger om enkeltmennesker. De lagres derfor atskilt fra virksomhetsdataene, med egen tilgangsregel og egen sletteregel.
Formål
Å vise fullmaktsansvarlige når virksomhetens egen fullmaktsmatrise avviker fra registrert representasjonsrett — for eksempel når en regel tillater én godkjenner, mens registeret krever signatur i fellesskap. Formålet er avviksvarsel. KaupIT vurderer ikke, og garanterer ikke, om en avtale er selskapsrettslig bindende.
Behandlingsgrunnlag
Berettiget interesse, personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Opplysningene er offentlig tilgjengelige, hentet fra et register som nettopp har til formål å opplyse om representasjonsrett. Det behandles ingen særlige kategorier av personopplysninger.
Interesseavveining
Interessen: virksomheter som godkjenner anskaffelser trenger å vite om egne fullmakter er i utakt med den som faktisk kan forplikte selskapet. Uten dette oppdages avviket først ved en tvist. Nødvendighet: formålet kan ikke oppnås med mindre inngripende midler, fordi bare registeret sier hvem som har signaturrett. Behandlingen begrenses til navn, rolletype og signaturregel. De registrertes interesser: opplysningene er allerede offentlige, og at man står oppført med et verv er kjent for den det gjelder. Behandlingen er forventet, den er ikke ny bruk av dataene, og den fører ikke til noen automatisert beslutning om personen. Fødselsdato forkastes, tilgangen er snevret inn til eier og administrator, og lagringstiden er begrenset. Konklusjon: den berettigede interessen veier tyngre enn ulempen for de registrerte, forutsatt at tiltakene under overholdes.
Dataminimering
Bare navn, rolletype og registerets tekst om signaturregel lagres. Fødselsdato forkastes allerede når svaret fra registeret normaliseres, ikke bare skjules i grensesnittet. Rå rollepayload lagres ikke. Fødselsnummer behandles ikke.
Hvem har tilgang
Kun eier og administrator i den virksomheten opplysningene gjelder. Dette er snevrere enn for virksomhetsdata, som også lesere kan se. Ingen andre virksomheter har tilgang, og opplysningene inngår ikke i AI-assistentens kontekst.
Lagringstid og sletting
Rolledata får en sletteplanlagt dato og slettes senest tolv måneder etter siste verifisering. De slettes også når virksomheten slettes. Slettingen håndheves av en fast opprydningsjobb, ikke av manuelle rutiner.
Rettigheter og innsyn
Registrerte kan be om innsyn, retting, sletting og begrensning, og kan protestere mot behandlingen etter artikkel 21. Rolledata inngår i innsyns- og eksportfunksjonen på lik linje med andre personopplysninger. Henvendelser rettes til personvern@kaupit.com eller gjennom Trust Center.
Grenser vi har satt
Registerdata blokkerer aldri en godkjenning i KaupIT — de utløser et varsel. Roller i KaupIT tildeles aldri automatisk fra registeret: navn alene er ikke en pålitelig nøkkel, så en kobling mellom registerperson og bruker må alltid bekreftes av et menneske. Opplysningene brukes ikke til profilering, scoring eller AI-analyse.
Interesseavveiningen ble sist gjennomgått 2. september 2026.